BAB I
KETENTUAN UMUM

Pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dapat dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima oleh perusahaan bersangkutan.

Pasal 4
Dalam pengalihan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan nasional atau kepentingan perusahaan.

(1)Sebelum melakukan pengalihan, perusahaan yang bersangkutan wajib melakukan persiapan dan penelitian dari berbagai aspek atas dokumen perusahaan yang akan dialihkan.
(2)Pimpinan perusahaan yang bersangkutan dapat terlebih dahulu menetapkan pedoman intern dalam rangka pengalihan dokumen perusahaan.
(3)Pimpinan perusahaan dapat menetapkan pejabat di lingkungan perusahaan yang bersangkutan yang ditunjuk dan bertanggung jawab untuk meneliti dan menetapkan dokumen perusahaan yang akan dialihkan.

Pasal 7
Keputusan mengenai pengalihan dokumen perusahaan hanya dapat dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk.

Pasal 8
Dalam dokumen perusahaan yang dibuat perusahaan berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca laba rugi, pengalihan hanya dapat dilakukan setelah dokumen perusahaan tersebut dibuat di atas kertas dan ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan.

(1)Pengalihan dokumen perusahaan dilakukan dengan menggunakan peralatan dan teknologi yang memenuhi standar ketetapan dan kelengkapan sehingga dapat menjamin hasil pengalihan sesuai dengan naskah asli dokumen yang dialihkan.
(2)Dalam pengalihan dokumen perusahaan pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk wajib menjamin keamanan proses pengalihan agar:
a.dokumen perusahaan hasil pengalihan, yang disimpan di dalam mikrofilm atau media lainnya tersebut, merupakan dokumen pengganti yang sepenuhnya sama dengan naskah aslinya;
b.mikrofilm atau media lainnya tetap dalam keadaan baik untuk dapat disimpan dalam jangka waktu sekurang-kurangnya sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku; dan
c.dokumen hasil pengalihan dapat dibaca atau dicetak kembali di atas kertas.

Pasal 11
(1)Perusahaan dapat menunjuk perusahaan lain untuk melaksanakan pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
(2)Perusahaan yang ditunjuk melaksanakan pengalihan dokumen sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib memenuhi syarat sebagai berikut:
a.berbadan hukum; dan
b.memperoleh izin usaha.

(1)Setiap pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya wajib dilegalisasi oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan dengan dibuatkan berita acara.
(2)Berita Acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat:
a.keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya legalisasi;
b.keterangan mengenai jenis dokumen yang dialihkan;
c.keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas atau sarana lainnya ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan naskah aslinya;
d.tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.
(3)Berita Acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan dilampiri dengan daftar pertelaan atas dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dengan ketentuan:
a.lembar pertama untuk pimpinan perusahaan;
b.lembar kedua untuk unit pengolahan; dan
c.lembar ketiga untuk unit kearsipan.
(4)Berita acara dan daftar pertelaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) merupakan bagian yang tak terpisahkan dari dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
(5)Dalam hal pengalihan dokumen perusahaan dilaksanakan oleh perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1), maka pembuatan berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) tetap menjadi tanggung jawab pimpinan perusahaan yang bersangkutan.

Pasal 14
Dalam satu mikrofilm atau media lainnya dapat memuat beberapa proses pengalihan dokumen perusahaan yang masing-masing dibuatkan berita acara.

(1)Dokumen yang telah dialihkan dalam mikrofilm atau media lainnya atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.
(2)Hasil cetak dokumen yang dialihkan ke dalam mikrofilm dapat dilegalisasi untuk keperluan proses peradilan dan kepentingan hukum lainnya.

BAB IV
KETENTUAN PERALIHAN

Pasal 17
Dokumen yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya sebelum berlaku Peraturan Pemerintah ini, untuk dapat menjadi alat bukti yang sah wajib dibuatkan berita acara dan daftar pertelaan berdasarkan ketentuan dalam Peraturan Pemerintah ini.

BAB V
KETENTUAN PENUTUP

Pasal 18
Peraturan Pemerintah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Pemerintah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 13 Oktober 1999
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,

BACHARUDDIN JUSUF HABIBIE
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 13 Oktober 1999
MENTERI NEGARA SEKRETARIS NEGARA
REPUBLIK INDONESIA,

MULADI



TAMBAHAN
LEMBARAN NEGARA RI



Pasal 1
Cukup jelas

Pasal 2
Cukup jelas

Pasal 3
Dokumen perusahaan yang sejak semula dibuat atau diterima dalam sarana bukan kertas, misalnya rekening, jurnal transaksi harian, nota kredit dan nota debet yang diproses secara komputerisasi dan hasilnya disimpan dalam bentuk disket, hard disk atau sarana lainnya, dapat langsung dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya tanpa perlu dibuatkan hasil cetakannya (hard copy).

Pasal 4
Cukup jelas

Pasal 5
Huruf a
Cukup jelas
Huruf b
Yang dimaksud dengan ketentuan ini dengan "mengandung kepentingan hukum tertentu" adalah apabila naskah asli tersebut masih mengandung hak dan atau kewajiban yang masih harus dipenuhi oleh pihak yang berkepentingan, misalnya perjanjian kredit jangka panjang yang lebih 10 (sepuluh) tahun, atau dokumen yang masih diperlukan dalam penyelesaian sengketa.

Pasal 6
Ayat (1)
Persiapan dan penelitian dari berbagai aspek sebelum melakukan pengalihan meliputi:
-aspek ekonomi, misalnya penentuan jenis dokumen-dokumen yang perlu dialihkan dengan mempertimbangkan faktor biaya dan efisiensi, proses pengalihan yang dilakukan sendiri atau menggunakan jasa perusahaan lain;
-aspek teknis, misalnya pemilihan pertelaan yang digunakan untuk mengalihkan, jenis mikrofilm atau media lainnya yang akan dipakai;
-aspek administratif, misalnya perlu dibentuk suatu organisasi tersendiri atau tidak, pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan pengalihan, penyusunan mekanisme kerja pengalihan dokumen.
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Cukup jelas

Pasal 7
Pejabat yang ditunjuk adalah pejabat yang bertanggung jawab dalam proses pengalihan dokumen perusahaan.

Pasal 8
Cukup jelas

Pasal 9
Untuk efisiensi, pengalihan dokumen perusahaan dapat dilakukan pada sekelompok dokumen perusahaan yang sejenis maupun tidak sejenis, sepanjang perusahaan yang bersangkutan dapat memastikan bahwa pencairan kembali dokumen tertentu dalam mikrofilm atau media lainnya dapat dilakukan dengan mudah, misalnya dengan pembuatan indeks dokumen perusahaan yang dialihkan.
Yang dimaksudkan dengan:
-satu set dokumen tertentu misalnya dokumen perusahaan yang menyangkut satu kegiatan tertentu dari awal sampai selesainya kegiatan tersebut;
-sekumpulan dokumen sejenis, misalnya dokumen yang memuat masalah atau materi yang sama;
-sekumpulan dokumen yang tidak sejenis, misalnya dokumen yang didasarkan pada waktu pembuatan atau diterima.

Pasal 10
Cukup jelas

Pasal 11
Cukup jelas

Pasal 12
Cukup jelas

Pasal 13
Ayat (1)
Setiap pengalihan termasuk pengalihan ulang baik dari naskah asli maupun dari hasil pengalihan yang telah dilakukan.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan "naskah asli" dalam ayat ini adalah dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan sebagaimana adanya pada saat dibuat atau diterima.
Ayat (3)
Cukup jelas
Ayat (4)
Cukup jelas
Ayat (5)
Cukup jelas

Pasal 15
Pembuatan berita acara yang dilakukan secara elektronis adalah isi berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (2) dan daftar pertelaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (3) sudah terekam dalam mikrofilm atau media lainnya. Tanda tangan pejabat dalam berita acara berupa rekaman tanda tangan pejabat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (1). Dengan demikian berita acara tersebut dapat tidak atau dibuat dalam sarana kertas.

Pasal 16
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Legalisasi dilakukan dengan cara membubuhkan tanda tangan pada hasil cetak dokumen perusahaan tersebut dan pernyataan bahwa hasil cetak sesuai dengan aslinya.

Pasal 17
Cukup jelas

Pasal 18
Cukup jelas


[tulis] » komentar « [baca]