BAB I
KETENTUAN UMUM

(1)Pimpinan perusahaan secara berkala wajib melakukan penyiangan dan penilaian terhadap dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan untuk menentukan:
a.dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional; dan
b.dokumen perusahaan yang dapat dimusnahkan sesuai jadwal retensi.
(2)Dalam pelaksanaan penilaian sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) pimpinan perusahaan dapat membentuk panitia yang bertugas melakukan penilaian atas dokumen perusahaan yang akan diserahkan atau dimusnahkan.

BAB II
TATA CARA PENYERAHAN

Pasal 4
(1)Dokumen perusahaan tertentu yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional adalah dokumen perusahaan yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional, tetapi sudah tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional, tetapi sudah tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan, dan telah melampaui jangka waktu wajib simpan.
(2)Penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.

(1)Penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam waktu 10 (sepuluh) tahun.
(2)Dalam hal perusahaan dinyatakan pailit, penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dilakukan setelah ketetapan pailit dari pengadilan mempunyai kekuatan hukum tetap.
(3)Dalam hal perusahaan dilikuidasi, penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dilakukan setelah pemberesan selesai dilaksanakan.

Pasal 7
(1)Dalam pelaksanaan penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dlam Pasal 6, pimpinan perusahaan wajib memberitahukan terlebih dahulu kepada Kepala Arsip Nasional.
(2)Kepala Arsip Nasional wajib memberikan jawaban atas surat pimpinan perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak tanggal diterimanya surat pemberitahuan penyerahan dokumen perusahaan yang dengan rinci menyebutkan:
a.waktu penerimaan;
b.tempat penerimaan; dan
c.pejabat yang ditunjuk untuk menerima penyerahan dokumen; dan
d.rincian dokumen yang dapat diterima.
(3)Apabila setelah lewat jangka waktu 60 (enam puluh) hari sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) Kepala Arsip Nasional tidak memberikan jawaban, maka pimpinan perusahaan dapat langsung menyerakan dokumen perusahaan.

Pasal 8
(1)Penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:
a.keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan penyerahan;
b.keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan
c.tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.
(2)Berita acara penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya dibuat dalam rangkap 2 (dua), dengan ketentuan:
a.lembar pertama untuk pimpinan perusahaan; dan
b.lembar kedua untuk Kepala Arsip Nasional.
(3)Pada setiap lembar berita acara penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilampirkan daftar pertelaan dari dokumen perusahaan yang diserahkan.

(1)Setiap perusahaan dapat melakukan pemusnahan dokumen perusahaan yang:
a.telah melampaui jangka waktu simpan yang tercantum dalam jadwal retensi;
b.tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan;
c.tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional;
d.tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
e.tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang masih dalam proses.
(2)Dalam hal dokumen perusahaan telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dokumen tersebut dapat segera dimusnahkan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pasal 11
Setiap pemusnahan dokumen perusahaan wajib didasarkan atas keputusan pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan.

(1)Setiap pemusnahan dokumen perusahaan wajib dibuatkan berita acara pemusnahan dokumen perusahaan.
(2)Berita acara pemusnahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dengan ketentuan:
a.lembar pertama untuk pimpinan perusahaan;
b.lembar kedua untuk unit pengolahan; dan
c.lembar ketiga untuk unit kearsipan.
(3)Pada setiap lembar berita acara dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilampirkan daftar pertelaan dari dokumen perusahaan yang dimusnahkan.

Pasal 14
Pelaksanaan pemusnahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 wajib disaksikan oleh 2 (dua) orang pejabat dari perusahaan yang bersangkutan.

Pada saat Peraturan Pemerintah ini mulai berlaku dokumen perusahaan yang telah disimpan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih dapat segera dimusnahkan, kecuali:
a.naskah asli dokumen tersebut masih tetap perlu disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional; atau
b.mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu.

BAB V
KETENTUAN PENUTUP

Pasal 17
Peraturan Pemerintah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Pemerintah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 13 Oktober 1999
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,

BACHARUDDIN JUSUF HABIBIE
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 13 Oktober 1999
MENTERI NEGARA SEKRETARIS NEGARA
REPUBLIK INDONESIA

MULADI



TAMBAHAN
LEMBARAN NEGARA RI



Pasal 1
Cukup jelas

Pasal 2
Cukup jelas

Pasal 3
Proses penilaian dokumen perusahaan untuk kepentingan penyerahan dan pemusnahan memerlukan penilaian yang seksama dan perlu dilihat dari berbagai aspek antara lain kesejarahan, hukum, keuangan, administrasi, politik, efisiensi, dan hubungan antar dokumen, atas dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima perusahaan.
Dalam hal pimpinan perusahaan membentuk panitia yang melakukan kegiatan penyiangan dan penilaian dokumen perusahaan, maka susunan anggotanya sekurang-kurangnya terdiri dari pejabat yang membidangi unit pengolahan dan unit kearsipan.

Pasal 4
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Dalam hal pimpinan membentuk panitia untuk melaksanakan penilaian dokumen perusahaan yang akan diserahkan kepada Arsip Nasional, maka pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan mengenai dokumen perusahaan yang akan diserahkan kepada Arsip Nasional perlu mempertimbangkan pendapat penitia tersebut.

Pasal 5
Yang dimaksud dengan "dokumen perusahaan yang memiliki nilai historis" adalah:
a.yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana perusahaan yang bersangkutan diciptakan, dikembangkan dan diatur serta fungsi dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan beserta hasil atau akibat tersebut; dan atau
b.yang mengandung informasi mengenai tokoh, tempat, benda, fenomena, masalah, dan sejenisnya yang berguna untuk berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan perusahaan penciptanya.

Pasal 6
Cukup jelas

Pasal 7
Ayat (1)
Yang dimaksud dengan "Kepala Arsip Nasional":
-untuk Tingkat Pusat adalah Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
-untuk Tingkat Daerah adalah Kepala Arsip Nasional Daerah.
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Cukup jelas

Pasal 8
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Yang dimaksud dengan "daftar pertelaan" adalah daftar yang memuat keterangan antara lain mengenai jenis, jumlah, dan jangka waktu penyimpanan dokumen yang bersangkutan.

Pasal 9
Cukup jelas

Pasal 10
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Termasuk dalam pengertian dokumen perusahaan adalah dokumen perusahaan hasil pengalihan ke dalam mikrofilm atau CD-ROOM dan CD-WORM.
Selanjutnya apabila suatu dokumen memenuhi kriteria a, b, dan c namun setelah diperiksa mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional, dokumen perusahaan tersebut wajib diserahkan ke Arsip Nasional.

Pasal 11
Dalam hal pimpinan perusahaan untuk melaksanakan penilaian dokumen perusahaan yang akan dimusnahkan membentuk panitia, maka pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk dalam mengambil keputusan mengenai dokumen yang dimusnahkan dengan mempertimbangkan pendapat panitia.

Pasal 12
Cukup jelas

Pasal 13
Cukup jelas

Pasal 14
Yang dimaksud dengan "disaksikan 2 (dua) orang pejabat" adalah pejabat dari bidang hukum atau pejabat bidang lainnya dari perusahaan yang bersangkutan yang ditunjuk oleh pimpinan perusahaan.
Tugas dan wewenang saksi tersebut adalah menyaksikan pelaksanaan pemusnahan dokumen perusahaan, sehingga dokumen yang dimaksud tidak dapat dikenali lagi baik isi maupun bentuknya.

Pasal 15
Huruf a
Cukup jelas
Huruf b
Cukup jelas
Huruf c
Yang dimaksud dengan "pejabat yang melaksanakan pemusnahan" adalah pejabat yang bertanggung jawab melaksanakan pemusnahan dokumen perusahaan.
Huruf d
Cukup jelas

Pasal 16
Cukup jelas

Pasal 17
Cukup jelas


[tulis] » komentar « [baca]